Filme entstehen mit einem immensen personellen und finanziellen Aufwand. Wenn eine Spielfilmproduktion bei Ihnen stattfinden soll, müssen Sie mit einem Team von ca. 35 Personen rechnen, bei aufwendigen Filmaufnahmen arbeiten nicht selten über hundert Leute am Set. Bei einigen Produktionen werden auch neben den Schauspielern zahlreiche Komparsen gebraucht. Für die Kamera- und Lichttechnik wird viel Platz benötigt, damit die gewünschten Einstellungen auch möglich sind. Allein für die Produktionsfahrzeuge, zu denen auch Cateringwagen, Masken- und Garderobenmobile gehören, müssen mindestens 120 Quadratmeter Stellfläche vorgesehen werden. Hinzu kommen oft noch weitere Container oder Zelte. Eventuell müssen auch Busse parken können. Durch den Produktionsstab werden die Dreharbeiten bis ins letzte Detail vorbereitet, auch wenn dies für Außenstehende oft nicht so erscheint. Wenn Sie genau wissen möchten, wer bei Ihnen anfragt, bieten Ihnen die Internetseiten des Bundesverbandes Produktion e.V. eine Beschreibung der Berufsbilder Herstellungsleiter, Produktionsleiter, 1. Aufnahmeleiter, Motivaufnahmeleiter, Set-Aufnahmeleiter, Produktionssekretärin bzw. –assistenz, Production Coordinator und Filmgeschäftsführer. Darüber hinaus kann sich ein Szenenbildner beziehungsweise Filmarchitekt oder ein Mitarbeiter seines Teams (Ausstattungsstab), zum Beispiel ein Location Scout, an Sie wenden.

Bei einer Anfrage einer Produktionsfirma sollten Sie zunächst auf jeden Fall folgende Daten erfassen: Angaben zur Firma und zum Ansprechpartner (eventuell unterschiedliche Anschriften des Firmensitzes und des Produktionsbüros beachten), Angaben zum Film (Arbeitstitel erfragen; eventuell Synopsis anfordern; klären, ob es sich um eine Werbe-, Kino- oder TV-Produktion handelt), Angaben zum Dreh (Drehzeit, d. h. Drehtage, Auf- und Abbautage benennen lassen; eventuell Drehbuchauszug erbitten). Sollen Sie bei der Motivsuche behilflich sein, fragen Sie auch nach Spielzeit und –ort des Drehbuchs und lassen Sie sich eine kurze schriftliche Motivbeschreibung senden. Bei der Empfehlung von Locations müssen viele Dinge beachtet werden: neben den konkreten Anforderungen an das Motiv, die durch das Drehbuch vorgegeben werden, spielen auch scheinbar nebensächliche Aspekte wie die Erreichbarkeit, die Größe, das Vorhandensein von Parkmöglichkeiten und Stellflächen, eventuelle Lärmbelästigungen und eine Dreharbeiten gegenüber aufgeschlossene Nachbarschaft wesentliche Rollen. Die MDM Film Commission unterstützt Sie gern bei der Beantwortung von Motivanfragen.

Immer wieder werden verschiedene Begriffe im Zusammenhang mit Dreharbeiten an einem bestimmten Ort gebraucht, sehr häufig werden sie auch als Synonym verwendet. Folgende Beschreibungen sollen Ihnen einen Anhaltspunkt geben:

Bild = Drehbuch- oder Filmszene mit verschiedenen Einstellungen
Dekoration = Bezeichnung des Motivs im Drehbuch (Spielort für ein/mehrere Bild/er)
Motiv = Klassifizierung der gesuchten Dekoration
Set = tatsächlich eingerichtete Dekoration (von einem Szenenbildner ausgestattete/s Interieur/Außenanlage)
Location = konkreter Ort im Sinne von Straße und Hausnummer (Liegenschaft)
Drehort = konkreter Ort im Sinne der Postleitzahl (Kommune)

Lassen Sie sich als Genehmigungsgeber von allen Ersatzansprüchen freistellen, die aus Anlass der Dreharbeiten, einschließlich der Vorbereitung und Abwicklung, aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen von der Produktion oder Dritten erhoben werden könnten.

Bei Dreharbeiten entstehen aus wirtschaftlicher Sicht gewünschte Effekte, die sich neben dem Umsatz in der Region auch in der Stärkung von ansässigen Branchendienstleistern und Unternehmern anderer Strukturbereiche dokumentieren. Produktionsfirmen geben am Drehort viel Geld aus, aber dennoch erfordert jedes Budget eine sparsame Wirtschaftsführung. Stellen Sie keine unangemessen hohen Forderungen an die Produktionsfirma, sonst gefährden Sie nicht nur das Projekt, sondern auch den Ruf Ihrer Stadt. Meist verhandeln die Produktionsfirmen fair, vielleicht wollen sie sogar später noch einmal bei Ihnen drehen. Denken Sie auch an die Vorteile einer Medienpräsenz Ihrer Location und Kommune, die durch Filmaufnahmen erreicht werden kann.

Bei der Erteilung von Dreh- und Sondergenehmigungen können kurze Wege, schnelle Bearbeitungszeiten, Transparenz bei der Entscheidungsfindung und vor allem Flexibilität zu einer filmfreundlichen Atmosphäre beitragen. Bedenken Sie bitte: Änderungen der Disposition stehen bei Filmproduktionen auf der Tagesordnung. Das Wetter, Krankheit von Schauspielern, Probleme mit der Technik und andere unvorhersehbare Ereignisse können den planmäßigen Ablauf der Dreharbeiten verhindern. Rechnen Sie als Genehmigungsgeber damit, dass die Produktionsfirma Anfragen in letzter Sekunde einreicht oder korrigiert. Der angemeldete Bedarf der Filmproduktionen erschließt sich nicht immer auf den ersten Blick. Bei einem Dreh von historischen Szenen ist es zum Beispiel erforderlich, neben den üblichen Sperrungen für die Park- und Stellflächen der Produktionsfahrzeuge, ganze Straßenzüge zu räumen, da diese im Bild sind und moderne Pkws dem Stil der Spielzeit des Filmes nicht entsprächen. Auch Verkehrszeichen müssen verschwinden, Bauten verkleidet, Fassaden patiniert, Geschäfte kaschiert oder umdekoriert werden.

Als Genehmigungsgeber können Sie einen Kostenersatz für alle durch die Dreharbeiten verursachten Ausgaben und Einnahmeausfälle erheben. Unter diese Ausgaben fallen zum Beispiel Betriebskosten (wie Stromverbrauch, Heizungs- und Reinigungskosten) und Personalkosten (für Hausmeister und -techniker, Aufsichts- und Wachpersonal etc.). Bitte berücksichtigen Sie, dass Ihr Personal auch zu Ihrer eigenen Sicherheit angefragt wird. Eine Erstattung von Einnahmeausfällen bezieht sich zum Beispiel auf die durch eine nötige Schließung entgangenen Eintrittsgebühren oder auf sonstige Gewinnausfälle, die den sonst üblichen Tagessätzen entsprechen sollten.

Sie sollten als Motiveigner eine Vereinbarung mit der Produktionsfirma treffen, die alle Details der Nutzung für die Filmaufnahmen regelt. Neben der Räumlichkeit, die für den Dreh zur Verfügung stehen soll, werden häufig auch Nebengelasse für den Aufenthalt und Toiletten mitbenutzt. Es empfiehlt sich, dass der Vertrag auch Regelungen zum Verfahren vor Beginn bzw. nach Abschluss der Dreharbeiten – zum sog. „Rückbau" der Location – beinhaltet. Wie die Motivübergabe und –abnahme erfolgen, sollte festgehalten sein. Die Produktionsfirma ist nur zuständig für Reparaturen und Renovierungen, die durch die Dreharbeiten nötig wurden. Die Fotos von der Vorbesichtigung des Filmteams können den ursprünglichen Zustand des Motivs vor dem Dreh belegen. Mitunter wird im beidseitigen Einvernehmen auf den Rückbau verzichtet. Beachten Sie bitte auch, dass Ihre Location möglicherweise gerade deshalb ausgewählt wurde, weil sie eine charmante alte Fassade oder einen verwilderten Garten hat. Verschönern oder verändern Sie also nichts vor den Dreharbeiten ohne Rücksprache mit der Produktionsfirma!

Beispielhafter Motivvertrag und Leitfaden für Motivverträge des Bundesverbandes Locationscouts

Als Motiveigner obliegt Ihnen die Entscheidung, welches Entgelt für die Nutzung des Drehorts angemessen ist. Sie sollten dabei die Dauer und den Umfang der Nutzung, das Ausmaß der dadurch ausgelösten Erschwernisse sowie den historischen und künstlerischen Wert der Location berücksichtigen. Je mehr die Produktionsfirma investieren muss, um Ihre Location in einen nutzbaren Zustand zu versetzen, desto geringer sollten Ihre Forderungen sein. In der Regel wird Ihnen die Produktionsfirma ein Angebot unterbreiten. Es können Tagessätze oder eine Pauschale vereinbart werden. Falls Sie auch für den Auf- und Abbau Gebühren berechnen, sind diese im Verhältnis zu den Drehtagen üblicherweise niedriger anzusetzen.

Filmproduktionen planen ihre PR-Kampagnen sehr genau, stimmen Sie Ihre eigenen Aktivitäten deshalb unbedingt mit der Produktionsfirma ab. Bitten Sie bereits bei Ihrem ersten Kontakt um schriftliche Angaben zu den Dreharbeiten, die Sie gegebenenfalls an Dritte weiterleiten können und dürfen. Geben Sie keine Informationen an die Presse, ohne sich mit dem Aufnahmeleiter oder der Pressebetreuung der Filmproduktion abgesprochen zu haben. Fragen Sie, ob im Vorfeld des Drehs eine Pressekonferenz geplant ist, an der Sie möglicherweise teilnehmen können.

Im Zuge der Vorbereitung von Dreharbeiten benötigen die Produktionsfirmen Informationen zu Hotels und Apartmenthäusern, die genügend Platz bieten, die gesamte Crew komfortabel unterzubringen. Oft wird auch gewünscht, dort ein Produktionsbüro einrichten zu können, das in verschiedenen Räumen mehrere Telefonanschlüsse und Internetzugänge bieten muss. Sie sollten Ihre Empfehlung vom zuverlässigen Service des Hauses abhängig machen, den Filmproduktionen meist rund um die Uhr erwarten. Versuchen Sie trotz alledem, die lokalen Hotels von der Bedeutung niedriger Zimmerraten zu überzeugen. Darüber hinaus werden bewachte Parkplätze und gesicherte Lagermöglichkeiten gebraucht. Die MDM Film Commission gibt Handouts für Filmproduzenten heraus, die für alle Kommunen auf Anfrage erarbeitet werden können.

Achten Sie bei der Erteilung von Genehmigungen darauf, dass Schadensersatz- und Haftungsregelungen getroffen werden. Vereinbarungen zu Dienstleistungen und Arbeiten, aus denen Verbindlichkeiten entstehen, sollten grundsätzlich schriftlich festgehalten werden. Im Nachhinein sind alle anderen Ansprüche schwer geltend zu machen. Sollten Sachschäden entstanden sein, melden Sie diese unverzüglich Ihrem Vertragspartner bzw. dessen Vertreter, damit alle Versicherungsangelegenheiten geregelt werden können. Forderungen sollten spätestens bei der vertraglich vereinbarten Motivabnahme erklärt werden und Eingang in das Abnahmeprotokoll finden. Bringen Sie diese erst zu einem späteren Zeitpunkt vor, führt dies zu Unannehmlichkeiten.

Bei einem Dreh wird hart gearbeitet, zwölf bis vierzehn Stunden täglich. Haben Sie deshalb Verständnis dafür, dass in der Regel nur das Filmteam Zutritt zum Set hat und Zuschauer unerwünscht sind. Wenn Stunts gefilmt werden, könnte das Betreten der Location sogar mit Gefahren verbunden sein. Sollten Lokalpolitiker oder andere VIPs den Dreh besuchen wollen, sollten Sie mit dem Aufnahmeleiter klären, ob ein Termin gefunden werden kann. Bitte beachten Sie auch, dass das Fotografieren am Set genehmigt werden muss.

Die Produktionsfirma sollte ausreichend gegen Sach- und Personenschäden vor Ort versichert sein. Erbitten Sie sich als Genehmigungsgeber von der Produktionsfirma eine schriftliche Bestätigung ihrer Versicherungsgesellschaft über die Bereitschaft, den erforderlichen Versicherungsschutz (Haftpflicht-, Feuerregress- und gegebenenfalls Requisitenversicherung) für die bezeichneten Dreharbeiten zu gewähren.